美容室でもデータ化、資料化の習慣を！
こんにちは！
コンサルタントのワタナベです。
私がコンサルティグさせて頂く分野には、オペレーションや基本的なライフハックがあります。
オペレーションとは、組織管理、指揮連絡系統の整備など業務効率化
ライフハックはその個人向けと考えて下さい。
これらの業務効率化=時間を生み出す
という事です。
⒈ 仕事の10%の時間は探し物
オペレーションとは組織の業務効率化です。簡単に言えば、組織Aと組織Bがあり、同じ成果を挙げたとしても、所要時間が組織Bの
方が短かければ、オペレーションが優秀なのは組織Bとなります。
この様に、オペレーションの最適化は時間を生み出す為に必須であり、時間はキャッシュと同じくらい重要な資産です。
業務効率化を目指す時に大体問題に上がるのが『探しモノをする時間』です。
企業は業務の10%を探しモノに使っていると言われています。
- あれ？あの書類どこにしまったっけ？
- この日なんのミーティングだっけ？
- ○○さんにこれ確認しなきゃ』
- カルテに書いたはずなんだけど…
こういった日常業務中に送るちょっとした探し物の時間や、外注に関する業者のピックアップやミーティングなどの開催場所の手続き、新商材の検討などを探す時間なども含めると、業務時間の10%は何かを探している事になります。
こういった探し物は整理整頓しておけば大体は解決できます。
PCにデータ化できるものはなるべくデータ化しておけばすぐ検索できますし、業務の連絡事項は基本オンラインのテキストメッセージで済ませば履歴が残るのでいちいち確認する手間も省けなす。
整理整頓と連絡手段の方法を固定するだけで探し物はグッと減ります。
また、それを『誰でもわかりやすい状態』にしておく事が優秀なオペレーションと言えます。
⒉ 美容室経営者の意思決定の速度はオペレーションが深く関わってくる！
特に経営者の方が必要とする探しモノは、大体の場合『何かの意思決定に必要な情報』であり、重要なのは探しているものではなく、探し終えてからの意思決定と言えます。また、意思決定は即断できる事ばかりではなく、時間をかけて悩まなければいけないこともあります。タイミングにより左右される場合もあります。探し物の時間が短ければ短いほど、意思決定に費やせる時間と労力は多くなりまね。
特に、サロンオーナー様とお話していて強く感じるのは『頭の中で描いているビジョンに対して、現実化が遅く、そのギャップにヤキモキする』ことが多い様です。
ビジョンの現実化が時間がかかってしまうのは、もちろん資金面や店舗規模など様々な問題はありますが、単純に、細かい業務スピードが上がれば全体の生産性は上がってきます。業むが効率化されればストレスは減るし、時間も確保できる。オペレーションの最適化と自社の成長速度は比例していきます。
⒊ ミーティングには必ず資料作成をする
こういったオペレーションはITサービスやデジタルを駆使するとグッと効率化が図れます。
とは言えど、美容師さんはデジタルに強い方は少ないというか、むしろ苦手な方の方が多いですよね。そういった方に無理矢理使わせるのではなく、まずは管理者以上の役職のついた方から徐々に慣れていきましょう。Googleワークスペースなど、無料で使えるオペレーションに役立てられるツールは沢山あります。
また、ミーティングごとに資料作成は必ずする事をお勧めします。資料作成は、相手に自分の意見がどうすれば伝わりやすいかを考えなければなりません。
美容師さんは、資料作成やプレゼンをする機会が少ないです。接客をするので、コミュニケーション能力は高いのですが、商品やメニューアップの売上は担当者と顧客の関係性や技術の仕上がりに依存している事が多いです。新規開拓の営業職の人の様に『信頼関係のない人に対して商品の良さを伝える』スキルはそんなに高くありません。
資料作成はしている内に自分の思考がまとまっていくという利点があります。
自分の思考を可視化、言語化して整理する習慣をつける事で、やるべき事はより明確になってきます。
個人の業務効率化がある程度できるようになってきたら、組織のオペレーションを組んでいきましょう。
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